各單位：

根據(jù)學(xué)校檔案工作安排，檔案館于2018年1月2日至3月31日辦理2017年度檔案材料的歸檔接收工作，請(qǐng)各單位按要求及時(shí)料移交檔案材料，具體有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、歸檔范圍

1、2017年1月1日至12月31日期間，學(xué)校黨政管理、科研、教學(xué)、外事、基建、資產(chǎn)與設(shè)備管理、出版、產(chǎn)品生產(chǎn)與開(kāi)發(fā)等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔。

各單位文件材料歸檔范圍請(qǐng)參照《河南工業(yè)大學(xué)各單位檔案歸檔范圍和保管期限》。（請(qǐng)查閱檔案館網(wǎng)站中業(yè)務(wù)指導(dǎo)的相關(guān)內(nèi)容）

2、歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的聲像、電子等文件材料（如照片、光盤(pán)、磁盤(pán)等）。此類(lèi)不同載體的文件材料應(yīng)隨紙質(zhì)文件材料一同歸檔。

3、各單位獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等（市級(jí)以上）及校際交流中具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案按要求整理歸檔。

二、歸檔要求

1、各部門(mén)要加強(qiáng)本部門(mén)歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)，兼職檔案員要切實(shí)履行自己的工作職責(zé)，負(fù)責(zé)本部門(mén)歸檔材料的收集、整理與立卷工作，保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時(shí)移交學(xué)校檔案館。任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有。

2、凡各單位產(chǎn)生的文件材料涉及多個(gè)部門(mén)的，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔，相關(guān)部門(mén)協(xié)助提供相關(guān)材料。

3、文件類(lèi)的歸檔材料實(shí)行以件為單位歸檔。校內(nèi)發(fā)文要附文件正本、底稿、發(fā)文簽，附件等。底稿及發(fā)文簽不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水等書(shū)寫(xiě)材料；發(fā)文簽應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)簽字，底稿落款處應(yīng)加蓋公章；正文上的落款處須蓋發(fā)文單位的公章。

4、請(qǐng)示類(lèi)文件如已答復(fù)，須提供相關(guān)批復(fù)材料，如無(wú)答復(fù)，請(qǐng)給予說(shuō)明。上級(jí)來(lái)文需要辦理并上報(bào)相關(guān)材料的，要求將上報(bào)的相關(guān)材料附上。各單位報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等已裝訂并符合裝訂要求的材料，以?xún)?cè)（本）為單位移交。

5、教學(xué)、科研、基建、出版、財(cái)會(huì)、設(shè)備及其科技開(kāi)發(fā)等專(zhuān)業(yè)性歸檔材料,以卷為單位進(jìn)行整理、立卷，需裝訂的案卷材料（比如財(cái)會(huì)的檔案材料）歸檔部門(mén)要裝訂后方可移交，如不清楚是否需要裝訂可隨時(shí)與檔案館聯(lián)系。

6、立卷歸檔的材料必須是原件，復(fù)印件原則上不得歸檔。凡不符合檔案歸檔要求的文件材料,必須按要求進(jìn)行整理后方可移交。移交的文件材料要求字跡清楚，因不得已使用傳真紙打印的文件等必須進(jìn)行復(fù)制。

7、歸檔材料必須完整，兼職檔案員在整理過(guò)程中要逐卷（件）檢查，不要缺項(xiàng)、漏項(xiàng),不要把屬于一個(gè)內(nèi)容的檔案材料人為地分割開(kāi)或遺漏。

8、移交的歸檔材料左邊裝訂處要預(yù)留25mm左右的裝訂線(xiàn)。

9、歸檔的聲像、實(shí)物檔案須標(biāo)明事由（事件）及時(shí)間，歸檔的電子檔案標(biāo)明與紙質(zhì)檔案相符的標(biāo)題及時(shí)間。

10、請(qǐng)各部門(mén)兼職檔案員在做好紙質(zhì)檔案整理的同時(shí)，務(wù)必將本單位形成的檔案材料進(jìn)行編目，錄入到河南工業(yè)大學(xué)檔案管理軟件系統(tǒng)中。

三、檔案交接

1、時(shí)間

2018年1月2日至2018年3月31日，將本單位2017年文件材料整理移交檔案館。

2、驗(yàn)收

移交檔案時(shí)，交接雙方當(dāng)面檢查，按文件歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收,不符合要求的要退回歸檔部門(mén)返工，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。

3、移交手續(xù)

歸檔部門(mén)移交檔案材料時(shí)必須填寫(xiě)檔案移交清單，清單一式二份,經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查。

檔案移交地點(diǎn)：蓮花街校區(qū)圖書(shū)館樓一樓西綜合檔案科(W101室)

聯(lián)系電話(huà)：67756852

郵箱：[email protected]

詳情請(qǐng)見(jiàn)檔案館主頁(yè)：http://dag.haut.edu.cn/

檔案館

2018年1月2日